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13/02/2014

Management : 10 conseils pour améliorer la productivité de votre équipe IT

Comment les DSI et les managers SI peuvent accompagner leurs équipes IT pour améliorer leur productivité et en obtenir les meilleurs résultats ?

1.       Définissez des objectifs et soyez agile

Donnez des objectifs trimestriels et découpez-les-en sous taches que les collaborateurs peuvent gérer ou dispatcher eux-mêmes. Ces objectifs doivent dans la mesure du possible être réalistes et atteignables.

2.       Communiquez les objectifs, les attentes et les rôles de chacun

Fournissez des informations globales concernant le projet, la vision stratégique, les activités, les taches, etc. Les collaborateurs se sentent inclus dans un projet global et peuvent s’engager pleinement et plus naturellement. Chaque membre de l’équipe comprend son rôle dans le projet et les conséquences de ses actions sur les autres parties du projet et ses collègues.

3.       Fournissez des outils qui favorisent la collaboration et l’efficacité

C’est un point fondamental à gérer pour un manager IT. Si vous voulez obtenir le meilleur de votre équipe, vous devez investir dans des outils appropriés qui permettront de limiter les taches répétitives et chronophages. Implémentez des outils qui permettent de partager la visibilité sur les projets et les métriques. Ainsi, chacun des membres pourra voir où en est le projet et agir ou réagir plus rapidement en fonction des problématiques rencontrées.

Avoir des outils de communication qui permettent de travailler de manière collaborative entre différents sites, voire différents pays est un must, par exemple au travers de solutions Cloud.

4.       Rationalisez les workflow et réduisez les taches inutiles

Interrogez vous afin de savoir si tous les formulaires, les rapports, les tableaux de bord, les emails, les mémos, les différents types de réunions sont nécessaires. Est-ce qu’une tache contribue directement ou non au projet ? Peut-on l’éliminer ?

5.       Mettez en place des réunions régulières, mais attention à la « réunionite aigue » !

C’est l’occasion de partager la vision globale du projet avec les membres de l’équipe et que tous puisse avoir le même niveau d’informations. C’est également l’occasion de montrer votre reconnaissance : les collaborateurs attendent de leurs  managers qu’il donne du sens à leur travail mais également qu’il en reconnaisse la valeur collective et individuelle

6.       Réduisez le reporting et évitez le micro-management

Vous avez embauché des salariés intelligents et compétents, laissez les travailler. Le manager donne les orientations et lève les obstacles. Il est là pour arbitrer. En réduisant le reporting, le manager redonne de l’autonomie, responsabilise chacun des acteurs et concentre les efforts de l’équipe sur la réalisation du projet et non sur la saisie des informations dans des dizaines de tableaux différents.

7.       Fournissez du feedback en temps réel, positif et négatif

Reconnaissez les réussites de votre équipe et faites de la publicité interne. Cela génère de la confiance et renforce le sentiment d’engagement.

8.       Supprimez les distractions

Bloquez les messageries instantanées et les réunions afin d’optimiser la concentration des membres de l’équipe. Les messageries instantanées force le collaborateur à répondre immédiatement à la demande. Il ne peut avoir le temps de réfléchir à sa réponse. Dans l’instantané, il vous donnera une solution. Dans la réflexion, il pourra prendre du recul, analyser plus finement et vous proposer d’autres alternatives.

9.       Mettez en place un système intelligent de récompense

Récompensez les atteintes d’objectifs individuels et collectives.

10.   Offrez des possibilités d’évolution

Permettez aux collaborateurs de prendre davantage de responsabilités et de relever des challenges. C’est un message lancé à toute l’équipe qui verra qu’en s’engageant durablement les mérites sont reconnus et valorisés.

D’après une idée de Jennifer Lonoff Schiff

 


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